Cafeteria
Béren felüli juttatási rendszer támogatása
A vállalaton belüli Cafeteria típusú (különböző béren felüli) juttatások automatizált és központilag támogatott feldolgozására kialakított alkalmazás. Segítségével felgyorsítható az alkalmazottak által az igénylések egyszerű és hatékony kitöltése, leadása.
Mi is az a kafetéria? (Forrás: HRportal)
A Cafeteria adatok éves kampányszerű betöltése egybeesik az év zárásával, ahol egyébként is nagy munkaterhelés van minden egységen. Ezért az adatbeviteli munkát minél jobban automatizálni kell. Az adatbetöltésre rövid idő áll rendelkezésre, ezért indokolt egy automatizált rendszer alkalmazása.
A betöltött adatokat lényegében azonnal kell használni (pl. éves bérletek rendelése), ezért a minőségüknek tökéletesnek kell lenni. Az adatrögzítési hibákat el kell kerülni, ki kell védeni. A Cafeteria adatok felhasználásában sok szervezeti egység érintett, a kockázatot csökkenti, ha minden egység gyorsan kap hibátlan adatot.
A Cafeteria megoldásunk az alábbi technikai előnyöket nyújtja:
- Előre elkészített, szabályelvű cafeteria elemek kialakítása (bérlet, utalványok stb.)
- Integrált adatkapcsolat (XML, CSV) a legelterjedtebb nagyvállalati ERP rendszer HR moduljával (SAP HR)
- Lehetőség elektronikus és papír alapú adatfeldolgozásra is (HR admin funkciókon keresztül)
- Pontos adatfelvitel, többszörös adatellenőrzés csökkenti a feldolgozási hibák számát
- Könnyen kezelhető web felület a felhasználók számára
- Nem szükséges a szoftverkörnyezetbe beruházni.
Részletek
1. Logikai modell
2. SAP HR integráció
3. Megoldás alkalmazása
3.1 A HR összeállítja a 2008 évben esedékes cafeteria választható elemeit és az elemek szabályrendszerét. A leírás alapján a módosulások átvezetésre kerülnek egy webes űrlapra. A rendszer élesítését követően a munkavállalók e-mail tájékoztatást kapnak, hogy meddig van lehetőségük a cafeteria igénylést kitölteni és leadni. Ezzel párhuzamosan elkészül egy papír alapú tájékoztató és bejelentő formanyomtatvány is. Azon munkavállalók akik nem rendelkeznek elektronikus hozzáféréssel ezt az adatlapot töltik ki és adják le a HR osztályra.
3.2 A munkavállalók az intraneten elérhető alkalmazásba belépnek. Ezt követi egy viszontazonosítás amely során biztosítható, hogy mindenki csak a saját cafeteriáját töltse ki. A viszontazonosítási eljárás során az SAP-tól kapott perszonális mezőket vetjük össze, hogy az adószám és a törzsszám összetartozik-e. A viszontazonosítás lehetővé teszi, hogy az SAP adatokat összerendeljük a Lotus felhasználókkal.
3.3 A munkavállaló több lépésben kitölti a cafeteria űrlapot. Az űrlapot abban az esetben tudja a HR számára átvehető formában kinyomtatni ha az űrlapot előtte zárolja. Az elektronikus hozzáféréssel nem rendelkező munkavállalók papíron töltik ki kafeteria igénylésüket amit leadnak a HR-en. Ezeket az űrlapokat a HR adminisztrátorok rögzítik be a webes rendszerbe.
3.4 A zárolás automatikusan feloldható a felhasználó által, viszont minden újabb zárolás külön sorszámot kap amit a kinyomtatandó űrlapon fel kell tüntetni. A HR admin számára létezik egy külön nézet amelyben az egytől eltérő zárolt sorszámú dokumentumok kerülnek megjelenítésre.
3.5 Adatbázis zárás előtt a HR adminisztrátor manuálisan veti össze, hogy a papír alapú zár sorszám megegyezik-e az elektronikus rendszerben tárolttal
3.6 Ezt követően a webes adatbázis zárásra kerül, a felhasználók számára a továbbiakban már nem elérhető. Az adatbázisban található adatokat egyedi specifikációnak megfelelően egy csv fájlba exportáljuk amit feltöltenek az SAP rendszerbe.
További információk:
Vállalati megoldások